10 gouden tips voor verantwoord e-mailen

E-mail! Wie is er niet groot mee geworden. Tegenwoordig is de populariteit ervan tanende bij de jongere medemens; een gezellige chatsessie organiseren ze in een handomdraai, maar serieus e-mailen is er niet meer bij. Iedereen boven de 20 e-mailt evenwel nog als een dolle, en in het bedrijfsleven is e-mail het default communicatiemiddel. Voor iedereen die het nodig heeft, hieronder een stoomcursus web1.0-communiceren voor dummies, want etiquette is vooral belangrijk omdat anderen dat vinden. Doe er je voordeel mee.

1. Ze schijnen er nog te zijn, schobbejakken die doorstuurmailtjes doorsturen. Alleen de grootste domkoppen geloven anno 2007 nog dat ze een prijs winnen of nakende rampspoed afwenden als ze het hartverscheurende relaas van een driejarig Chineesje met drie benen en vijf oren doorsturen aan hun voltallige adressenbestand. Krijg je zelf zo’n mail van iemand, verzin een paar originele verwensingen en mail die naar de afzender. De hieronder volgende tips over beleefdheid en dergelijke zijn namelijk niet van toepassing in dergelijke gevallen; wie zijn medemens lastigvalt met kettingbrieven mag enige bagger terugverwachten.

2. Serieuzer nu. Denk na over gebruik van de TO-, CC- en BCC-velden. Zet in principe slechts één e-mailadres in het TO-veld; deze persoon wordt geacht, indien nodig, te reageren. De CC-adressen krijgen een kopie van het bericht; zij zijn in principe passieve lezers die ‘ter informatie’ een afschrift krijgen. Vergewis je ervan dat niet iedereen op kopieën van je correspondentie zit te wachten. BCC-geadresseerden blijven voor de andere afzenders verborgen. Stuur je een bericht naar veel personen tegelijk die elkaar niet kennen, stuur het e-mailtje dan naar jezelf en zet de rest in het BCC-veld. Een andere toepassing van het BCC-veld is het sturen van geheime afschriften naar een derde persoon.

3. Wees to the point. Voor een papieren brief gaan mensen nog even zitten; na jouw e-mail wachten nog 10 ongelezen berichten. Werk dus niet in vijf alinea’s toe naar de slotvraag waar het je eigenlijk om te doen was; vat je e-mail samen in eerste twee zinnen, en laat eventuele toelichtingen en uitwijdingen daarop volgen.

4. Vermijd vervelende mededelingen indien mogelijk. Afwijzingen en kritiek komen face-to-face of anders aan de telefoon beter over, omdat je met je zalvende stemgeluid recht kunt lullen wat krom is. Gebruik je toch e-mail, pas dan de hamburgermethode toe: laat de kritiek voorafgaan door een compliment en sluit ook af met een positieve noot. Zorg dat je toon in elk geval te allen tijde welwillend, vriendelijk en beleefd is. Humeurige sneren en vileine steken onder water komen altijd harder aan dan je ze bedoelt.

5. Schrijf correct. Schrijf woorden uit, vermijd spelfouten en wees consistent in de aanspreekvorm (u of jij); denk ook aan je interpunctie. Er zijn al te veel mensen die geen komma’s of punten gebruiken (of deze niet laten volgen door een spatie, of de spatie ervóór plaatsen). Gebruik niet meer dan één vraagteken achter elkaar, en wees spaarzaam met uitroeptekens. Emoticons zijn uit den boze, tenzij het contact duidelijk persoonlijker wordt; bij twijfel: niet doen :-)

6. Wees spaarzaam met attachments. Ga er van uit dat deze in elk geval niet gezien worden; denk daarom aan begeleidende zinsneden als ‘zie attachment voor…’ of beter nog: ‘zie bijvoegsel (of bijlage) voor…’ Soms wordt wel aangeraden om vooraf te vragen of het goed is om een bijlage mee te sturen, maar dat is klinkklare onzin.

7. Gebruik een handtekening (signature), met je contactgegevens handig op een rijtje. Let op dat deze niet bij de ontvanger in een ander lettertype staan opgemaakt dan de rest van het e-mailbericht. Vermeld in je handtekening alleen je contactgegevens, niet ‘vriendelijke groet,’. Geautomatiseerd groeten staat niet beleefd, bovendien is het handig om te kunnen variëren met de groetwijze (zeker bij korte mailtjes).

8. Beantwoord je een serie vragen, zorg dan dat het oorspronkelijke bericht is geciteerd in jouw e-mail. Hak het oorspronkelijke bericht in stukken, en zet telkens jouw antwoord eronder; let op gebruik van witregels. In veel e-mailprogramma’s (zoals Apple’s Mail.app) is het ook mogelijk om een stuk tekst van een e-mailbericht te selecteren, en dan op reply te drukken; alleen de geselecteerde tekst wordt dan geciteerd.

9. Wacht met invullen van het adresveld tot na de voltooiing van het bericht. Het is niet fijn om per ongeluk half afgeschreven e-mailberichten te versturen, zodat je beoogde toekomstige werkgever eerst alleen een aanhef en een warrige eerste zin krijgt te lezen in je sollicitatiemailtje. Wat zeg ik, het is niet alleen niet fijn, wie deze fouten maakt moet ook significant vaker solliciteren, als je begrijpt wat ik bedoel.

10. Lees het bericht nog even door. In de meeste gevallen zul je constateren dat je vijftien spelfouten hebt gemaakt, dat drie van de vier alinea’s eigenlijk niet nodig zijn, en dat je hele bericht bij nader inzien goedbeschouwd volstrekt overbodig is en maar beter kan worden weggegooid. Wie echt professioneel e-mailt volgt al deze tips dus nauwgezet op, doet om die reden een uur over een bericht van vijf alinea’s, dat wordt ingekort tot drie zinnen, om ten slotte te worden verwijderd zonder ooit te zijn verzonden.

Hebt u meer gouden tips? Aanvullingen zijn welkom in de comments!

Stem of voeg toe aan :